Roadmap stap 5

Evalueer acties en borg de resultaten

Samen met je collega’s ben je enthousiast aan de slag gegaan met het plan. Nu is het tijd voor de laatste stap: evalueren en borgen. Evalueer met je projectteam en andere professionals die betrokken zijn bij je acties en project. Breng in kaart hoe je acties zijn verlopen.

Op deze pagina lees je waarom evaluatie misschien wel één van de belangrijkste stappen is in deze roadmap. Ook delen we tips hoe je de evaluatie van je acties en de borging vormgeeft, bijvoorbeeld via de PDCA-cyclus.

Waarom evalueren?

Evalueren helpt je om terug te blikken op het project. Zijn je doelen behaald? Wat zijn de effecten van je ingezette acties? Wat heb je geleerd en wat kun je verbeteren? Evalueren helpt jou en je collega’s om te groeien, innoveren, leren en betrokken te blijven bij zeggenschap.

Deze tips kunnen je helpen:

  • 1
    Gebruik hulpmiddelen

    Maak gebruik van beschikbare hulpmiddelen in jouw organisatie om een evaluatie op te zetten. Denk bijvoorbeeld aan een enquête of interview.

  • 2
    Breng structuur aan

    Je kunt structuur aanbrengen in de evaluatie via de volgende stappen:

    1. Bepaal wat je wilt bereiken met je evaluatie. Wat is je doel en waarom is het nodig om te evalueren? Wat ga je met de uitkomsten doen en welke informatie heb je nodig om te kunnen beoordelen of het resultaat goed is of niet? Welke informatie heb je nodig om te kunnen borgen of een vervolg te geven aan je acties? Wie heb je nodig voor deze evaluatie? Aan wie wil je de resultaten van je evaluatie communiceren?
    2. Stel vast welke vorm van evaluatie het beste past bij jouw doel. Ga je voor een schriftelijke of mondelinge evaluatie? Een individuele of een groepsevaluatie? Een proces-, plan- of effectevaluatie? Dit hangt mede af van wat je in stap 1 hebt bepaald.
    3. Maak een evaluatieplan. Bepaal welke thema’s of onderwerpen je aan bod wilt laten komen met deze evaluatie. Bepaal ook op welke manier je de evaluatie wilt uitvoeren, welke criteria je wilt gebruiken en hoe je de resultaten wil verwerken, rapporteren en communiceren.
    4. Evalueer. Voer de evaluatie uit volgens je plan en verzamel de nodige gegevens en feedback.
    5. Evalueer je evaluatie. Kijk kritisch naar je eigen evaluatieproces en resultaten, trek conclusies en doe aanbevelingen voor de toekomst.
    6. Communiceer je resultaten naar alle belanghebbenden. Zo blijf je mensen meenemen in je proces en houd je ze op de hoogte. Dat geeft ook hen meer zeggenschap!

Deze vragen helpen je om je evaluatie vorm te geven:

  • Wat waren het doel, resultaat en gewenst effect van je project? Is het resultaat bereikt? 
  • Wat ging er goed en neem je graag mee? Wat laat je graag achter en doe je een volgende keer anders? 
  • Hoe verliep de communicatie zowel binnen het projectteam als daarbuiten? Welke maatregelen kunnen de samenwerking in de toekomst verbeteren? 
  • Heb je vooraf en tijdens je project de juiste mensen betrokken?
  • Heb je voldoende gecommuniceerd over de voortgang van je project?
  • Welke lessen kun je leren rondom de projectbeheersing (denk daarbij o.a. aan tijd, geld, kwaliteit)? 
  • Waren er onverwachte gebeurtenissen en hoe is hiermee omgegaan? Waren de risico’s voldoende ingeschat?
  • Is de besluitvorming in het project goed verlopen? 
  • Heeft het project goed ingespeeld op behoeften uit de omgeving van het project? 
  • Welke structurele verbeteringen kunnen projecten in jouw organisatie succesvoller maken?

De borging van je resultaten

Borging gaat over het vastleggen en inbedden van de acties in de organisatie. Een goede borging zorgt ervoor dat de kans op een blijvend resultaat groter is. Tijdens het project leer je wat wel en niet werkt. Het is belangrijk om daar (snel) op te reageren en op bij te sturen. Om te leren door samen oplossingen en verbeteringen te ontdekken. Oplossingen voor de dagelijkse praktijk zijn immers ook te vinden in de praktijk.

Je leert door (goede) voorbeelden te verzamelen, uit te wisselen en breed te delen. En door falende vooruitgang te delen: door leerzame lessen en tips te halen uit mislukte, gestrande of anders gelopen projecten. Durf te experimenteren.

Borging kun je op verschillende manieren inrichten:

  • Via checklists, protocollen of richtlijnen die de acties beschrijven en ondersteunen.
  • Door alle relevante stakeholders bij de acties te betrekken. Hierbij kun je denken aan andere zorgprofessionals, zorgvragers, artsen, managers en beleidsmakers.
  • Door scholing, coaching of intervisie te organiseren, om de acties te implementeren en te monitoren.
  • Door de resultaten van de acties naar alle belanghebbenden te communiceren, zoals andere zorgprofessionals, zorgvragers, artsen, managers en beleidsmakers.
  • Door de effecten en de tevredenheid van de acties op regelmatige basis te meten en evalueren.

De PDCA-cyclus

Een voorbeeld van een methodiek om hierbij in te zetten, is de PDCA-cyclus. In deze cyclus is continu aandacht voor kwaliteitsverbetering. Na evaluatie en eventuele bijsturing, begint de PDCA-cyclus weer van voren af aan. Dit maakt het een effectieve manier om processen te verbeteren en de kwaliteit ervan te verhogen.

Deze methodiek bestaat uit de volgende vier onderdelen:

  • 1
    Plan

    Maak een plan waarin je beschrijft wat je wilt bereiken, hoe je dat wilt doen en welke middelen je daarvoor nodig hebt. Stel SMART-doelen op die in overeenstemming zijn met alle stakeholders.

  • 2
    Do

    Voer het plan uit volgens de afgesproken werkwijze en verzamel gegevens over het proces en de resultaten.

  • 3
    Check

    Analyseer de gegevens en vergelijk ze met de doelen. Controleer of het proces goed verloopt en of er afwijkingen of problemen zijn. Evalueer de effectiviteit en efficiëntie van het plan.

  • 4
    Act

    Stel vast welke verbeteringen nodig zijn en pas het plan aan. Implementeer de verbeteringen en borg ze in de organisatie. Start een nieuwe cyclus met een nieuw of aangepast plan.

2 voorbeelden van de PDCA-cyclus

  • Voorbeeld 1: valincidenten verminderen

    Plan: Een verpleegkundige wil het aantal valincidenten onder zorgvragers verminderen. Ze stelt als doelstelling dat het aantal valincidenten binnen drie maanden met 50% moet afnemen ten opzichte van het huidige gemiddelde. Ze meet het aantal valincidenten per maand per afdeling. Ze maakt een actieplan waarin ze onder andere besluit om: een valrisico-inventarisatie te doen bij alle zorgvragers, een valpreventieprotocol op te stellen en te implementeren, een valpreventietraining te organiseren voor collega’s en een valregistratiesysteem in te voeren.

    Do: De verpleegkundige voert het actieplan uit volgens de planning. Ze doet de valrisico-inventarisatie bij alle zorgvragers en stelt individuele valpreventieplannen op. Ze stelt samen met een werkgroep een valpreventieprotocol op en verspreidt dit onder collega’s. Ze organiseert een valpreventietraining voor collega’s en zorgt ervoor dat iedereen deze volgt. Ze introduceert een valregistratiesysteem waarin alle valincidenten worden gemeld en geanalyseerd.

    Check: De verpleegkundige controleert na drie maanden of het aantal valincidenten is afgenomen. Ze verzamelt de gegevens uit het valregistratiesysteem en vergelijkt deze met de gegevens van voor de interventie. Ze maakt een grafiek waarin ze het aantal valincidenten per maand per afdeling laat zien. Ze ziet dat het aantal valincidenten met 40% is afgenomen ten opzichte van het huidige gemiddelde. Dit is een positief resultaat, maar nog niet helemaal in lijn met de doelstelling van 50%.

    Act: De verpleegkundige besluit om het verbeterde proces aan te passen en opnieuw door te lopen. Ze analyseert de oorzaken van de resterende valincidenten en bedenkt mogelijke verbeteracties. Ze past het valpreventieprotocol aan en communiceert dit naar collega’s. Ze organiseert een opfriscursus voor alle collega’s over het valpreventieprotocol en het valregistratiesysteem. Ze blijft het aantal valincidenten monitoren en evalueren.

  • Voorbeeld 2: PAR oprichten

    Plan: Het doel is een professionele adviesraad (PAR) op te richten, die de stem van zorgprofessionals vertegenwoordigt in het beleid en de organisatie van zorg die het vakgebied raakt.

    Een SMART geformuleerde doelstelling is: Voor (datum) is er een PAR opgericht, bestaande uit minimaal vijf zorgprofessionals van verschillende afdelingen, die minimaal een keer per maand overlegt met het management over relevante thema’s die het vakgebied raken.

    Do: De acties die nodig zijn om de doelstelling te bereiken, zijn bijvoorbeeld:

    • Het informeren en enthousiasmeren van zorgprofessionals over de PAR
    • Het werven en selecteren van geschikte kandidaten voor de PAR
    • Het opstellen van een reglement en een jaarplan
    • Het organiseren van scholing en coaching voor de PAR -leden
    • Het plannen en voorbereiden van de overleggen met het management
    • Het communiceren van de voortgang en resultaten van de PAR naar zorgprofessionals en de organisatie

    Check: Je kunt op verschillende manieren controleren of de doelstelling is behaald. Bijvoorbeeld door:

    • Het tellen van het aantal aanmeldingen, leden, overleggen en thema’s van de PAR
    • Het meten van de tevredenheid, de betrokkenheid en de invloed van de zorgprofessionals en het management over de PAR
    • Het evalueren van de effecten, de knelpunten en de verbeterpunten van de PAR.

    Act: Het bijsturen of verbeteren van de acties kan op basis van de resultaten van de check-fase gebeuren. Bijvoorbeeld:

    • Het aanpassen van het reglement of het jaarplan van de PAR
    • Het wisselen of uitbreiden van de leden of de thema’s van de PAR
    • De frequentie van overleg met het management verhogen of aanpassen
    • Het organiseren van extra scholing of coaching voor de PAR -leden
    • Het intensiveren van de communicatie over de PAR.

    Doel behaald? Dan kun je een nieuw doel stellen om verder te verbeteren.

Blijf het gesprek voeren

Vergeet niet om steeds te reflecteren en continu te blijven evalueren. De crux zit in de dialoog, het gesprek met elkaar voeren. Iedereen heeft kennis, maar niemand heeft in zijn eentje álle kennis voor een oplossing. Deze kennis kan onverwacht buiten bestaande rollen of functies liggen, buiten het conventionele. Een gesprek tussen zorgprofessionals onderling is een must. Maar dit geldt ook voor de dialoog met leidinggevenden, HR-professionals, zorgvragers en bestuurders. Samen weet je méér!

Lees ook: