Roadmap stap 3

Stap 3: Maak een keuze uit de interventies.

Leg de acties die nodig zijn vast in een verbeterplan

Je hebt doelen gesteld en prioriteiten bepaald. Nu kun je door naar stap 3! Hierbij maak je jouw gestelde doelen concreet, door te kijken welke interventies het beste passen bij jouw doel(en). Ook ga je hier acties aan verbinden en leg je deze vast in een verbeterplan.

Op deze pagina vind je de 14 interventies, inclusief korte toelichting. We vertellen je over de risico’s en geven je tips voor het opstellen van een verbeterplan.

De 14 interventies

Uit het Landelijk Actieplan Zeggenschap en het onderzoek dat we daarbinnen hebben uitgevoerd, kwamen 14 interventies naar voren. Elk van deze interventies draagt bij aan het versterken van zeggenschap op verschillende niveaus.

Het is aan jou om te bepalen welke interventies aansluiten bij je gestelde doelen. Vul deze interventies voor jouw situatie in en vul ze aan met interventies die jij zelf of samen met anderen bedenkt. Denk bij de keuze van je interventies ook alvast na hoe en of je deze duurzaam kunt borgen in je organisatie, zodat je de verandering ook vast kunt houden.

Hieronder vind je de 14 interventies:

Professionele identiteit en leiderschap versterken

1. Stel actuele rol- en taakomschrijvingen op

Beschrijf duidelijk wat ieders taken en verantwoordelijkheden zijn en zorg dat ze aansluiten bij de dagelijkse praktijk. Leg dit zorgvuldig vast en maak het zichtbaar binnen de organisatie. Zo is het voor zorgprofessionals en andere disciplines laagdrempelig inzichtelijk waar zij iemand voor kunnen inzetten of op kunnen aanspreken. Heldere omschrijvingen maken het voor zorgprofessionals gemakkelijker om hun (professionele) identiteit uit te dragen.

Wat zijn bijvoorbeeld de taken en verantwoordelijkheden van een verzorgende versus een verpleegkundige? Wat doe je als verpleegkundig specialist versus een behandelaar? En wat zijn jouw verantwoordelijkheden als begeleider of als z-verpleegkundige?
2. Zorg dat het versterken van professionele identiteit onderdeel is van scholingsprogramma’s

Professionele identiteit gaat over je rol en positie als zorgprofessional en welke ontwikkelingen daarop van invloed zijn in de samenleving, het zorgbeleid en het vakgebied. Maak deze professionele identiteit niet alleen onderdeel van initieel- en vervolgonderwijs, maar ook van scholing binnen een organisatie.

Belangrijke aspecten zijn: het opnemen van de bouwstenen in de curricula, vastleggen wat de bedoeling van het beroep is, wat er van invloed is op het vakgebied en leren hoe je je professionele identiteit kunt versterken in de dagelijkse praktijkuitoefening.

Zorg voor scholing waar (aanstaande) zorgprofessionals positieve leerervaringen kunnen opdoen, in een leer- en werkklimaat dat daarop toegerust is. Je ziet bijvoorbeeld steeds vaker dat zorgprofessionals zelf leerwerk-coach of praktijkopleider worden om zo collega zorgprofessionals (mee) op te leiden in de praktijk. On the job learning en coaching zijn scholingsvormen die goed aansluiten bij zorgprofessionals.
3. Maak reflectietijd onderdeel van het dagelijks werk

Even stilstaan met wat je aan het doen bent. Wat gaat er goed en wat zou beter kunnen? Het helpt om de kwaliteit van zorg te verbeteren en het werkplezier te vergroten.
Dit kan gewoon in een gesprek met een collega op de werkvloer, door feedback te vragen. Of door tijdens een teamoverleg samen te kijken naar hoe jullie ervaren dat het gaat.
4. Introduceer trainingen over professioneel leiderschap en intervisie om samen te leren in de praktijk

Onderzoek hiervoor wat er al aangeboden wordt in jouw organisatie. Kijk ook hoe je dit op je eigen afdeling of in je eigen team kunt organiseren. Je kunt ook hulp van buitenaf vragen bij bijvoorbeeld Slingerland-advies of Deelpunt Academie.

Houd daarnaast regelmatig intervisie om samen te leren in de praktijk.
5. Zorg voor zichtbare rolmodellen

Ook zichtbare rolmodellen en steun van rolmodellen in de organisatie of landelijk helpen in het versterken van zeggenschap. Kijk eens naar wie voorgingen en wat zij hebben betekend voor het verpleegkundig vakgebied.

Ben jij zelf misschien een rolmodel omdat je ergens heel goed in bent of veel vanaf weet? Of kijk eens welke collega van jou een voorbeeldfunctie heeft rondom zeggenschap? Is er bijvoorbeeld een Teun Toebes in jouw organisatie? Of een soortgelijk programma als Nurses Know Better?

Leiding die faciliteert

6. Bevorder gelijkwaardigheid in de dialoog (diversiteit en inclusie)

Dit geldt voor iedereen. Zowel voor zorgprofessionals, als voor leidinggevenden, bestuurders en andere betrokkenen binnen de zorg. Gelijkwaardigheid bevorder je door open te staan voor de mening van anderen, deze te respecteren en écht te luisteren naar wat anderen te zeggen hebben.

Probeer eens in de schoenen van de ander te gaan staan. Wat vindt diegene belangrijk en waarom? Hoe ziet het eruit vanaf die andere kant? Probeer niet te oordelen, maar te kijken naar waar je overeenkomsten ziet. Ga gezamenlijk de dialoog aan, elk perspectief is belangrijk voor goede zorg.
7. Creëer een gezonde en sociaal-veilige werkomgeving
Een gezonde en sociaal-veilige werkomgeving creëer je samen. Met andere zorgprofessionals, leidinggevenden, bestuurders en andere betrokkenen. Een aantal dingen die hierbij helpen, zijn:
- Toegankelijk zijn:
  Wees benaderbaar voor collega’s en sta open voor ideeën, suggesties en zorgen. Luister actief naar wat ze te zeggen hebben en geef ze de ruimte om hun mening naar voren te brengen.
- Respectvol zijn:
  Ga respectvol om met collega’s en behandel ze als gelijkwaardige partners. Waardeer de inbreng en erken vakmanschap. Vermijd vernedering, intimidatie of discriminatie.
- Duidelijk zijn:
  Wees helder over doelen, verwachtingen en verantwoordelijkheden. Geef feedback en sta open deze te ontvangen. Wees transparant over de besluitvorming en betrek medewerkers hierbij. Probeer het bespreekbaar te maken wanneer iets niet goed voelt of je iets lastig vindt. Doe dit bij iemand waar je je prettig bij voelt. Kijk wie je kan helpen.
8. Spreek erkenning en waardering uit

Dit draagt bij aan een gevoel van betrokkenheid, motivatie en tevredenheid. Voel jij je voldoende gewaardeerd op je werk? Ontvang jij zelf of geef jij collega’s wel eens een compliment? Wat waardeer jij aan jouw leidinggevende? Zeg het eens!

Het uitspreken van waardering draagt bij aan een open en positieve feedbackcultuur en een werkomgeving waar nieuwe ideeën en innovaties mogen ontstaan. Iets wat bij zeggenschap van grote waarde is.

Zeggenschap inrichten, ontwikkelen en borgen

9. Zorg voor een visie en strategie op (de positionering van) het beroep

Een visie op de positionering van een zorgberoep is belangrijk om de rol, waarde en invloed van de zorgprofessionals te verduidelijken en te versterken. Een visie geeft aan wat de doelen, waarden en ambities zijn voor het beroep in de zorg en hoe deze aansluiten bij de behoeften en verwachtingen van de zorgvragers en de organisatie. Doe dit bijvoorbeeld samen met het adviesorgaan in jouw organisatie.
10. Richt een zeggenschapsstructuur in

Een zeggenschapstructuur moet aansluiten bij de zeggenschapsstructuur van de organisatie. Ga erover in gesprek met je bestuur of neem eens een kijkje bij de ondernemingsraad. Wat doen zij en hoe doen zij dat?

Het kan passend zijn om een adviesraad op te richten (zoals een (V)VAR, PAR of ZAR) waarbij je als zorgprofessionals samen kijkt welke onderwerpen spelen binnen jouw organisatie, wat jullie inzichten daarover zijn en adviseren aan het bestuur. Je kunt ook de aanwezige adviesraad sterker positioneren door in plaats van adviesrecht, daadwerkelijk inspraak in beleid te verkrijgen.

Er zijn verschillende partijen die je kunnen adviseren bij het opzetten of doorontwikkelen van jouw adviesorgaan. Zoals CC-zorgadviseurs, Accuralis of Zetje. Bekijk van deze laatste organisatie eens de gratis VAR-app (Android of IOS).

Een zeggenschapsstructuur kun je ook op andere manieren vormgeven. Zoals via de (management)lijn, met bijvoorbeeld een Chief Nursing Officier (CNO) en een Chief Nursing Information Officier (CNIO). Of door een tripartite structuur, waarbij het verpleegkundige/zorgprofessional aspect even zwaar weegt als de medische en bedrijfsmatige kant.
11. Ontwikkel zeggenschapsvaardigheden

Denk hierbij aan: gesprekstechnieken, feedback geven en ontvangen, draagvlak creëren, leiderschap, assertief zijn, inlevingsvermogen en actief luisteren.

Interprofessioneel verbeteren van de organisatie en kwaliteit van zorg

12. Stuur op verbeteringen door kennis- en datagedreven te werken

Wat loopt er nog niet zo goed en kan beter? Wat zijn de meest recente protocollen en procedures rondom de handelingen die jij verricht? Ben jij bekend met Evidence Based Practice (EBP)? Kijk eens of hier trainingen voor zijn binnen jouw organisatie of vraag eens aan collega’s of zij hier kennis van hebben.

Is er een afdeling binnen jouw organisatie die zich bezighoudt met onderzoek? Zoals personeelszaken, kwaliteit en veiligheid of verbetering of ICT? Vraag hen om hulp! Maak gebruik van onderzoeken die gedaan zijn en data die bekend is. Dit kan via databanken, maar vaak worden er binnen organisaties ook gegevens bijgehouden. Zoals incidentmeldingen als vallen, maar ook pijnscores en tevredenheidsonderzoeken.

Met data kun je als zorgprofessional voorstellen voor aanpassing van de beroepsuitoefening en -ontwikkeling beter onderbouwen en beter laten aansluiten op de dagelijkse praktijk. Bijkomend voordeel is dat je vervolgens beter geïnformeerd aan tafel zit, waarmee je een gelijkwaardige gesprekspartner met professionele inbreng bent.
13. Zorgprofessionals nemen samen de leiding in verbeteren

Hierbij kun je denken aan interprofesioneel samenwerken (IPS), het verkrijgen van kennis en evidence en het inzetten van verbeteractiviteiten. Samen met andere disciplines kun je een omgeving creëren waarin gelijkwaardige samenwerking en communicatie plaatsvindt. Iedere discipline heeft vanuit de eigen kennis en kunde een andere maar net zo waardevolle professionele inbreng.

Dit kan uiteraard op veel verschillende manieren. Door het organiseren van dialoogsessies, het vormgeven van IPS op jouw afdeling of door een verbeteractiviteit in te zetten binnen jouw organisatie.
14. Richt verbetertijd en -ruimte in voor zorgprofessionals

Tijd en ruimte inrichten voor reflectie en verbeteren, betekent dat je voldoende gelegenheid krijgt om mee te denken, mee te beslissen en invloed uit te oefenen op het beleid en de praktijk van de organisatie. Dit vraagt om een omgeving waarin je ondersteuning en waardering krijgt en wordt gestimuleerd. Zo kun je jouw zeggenschap ook daadwerkelijk nemen.

Is er binnen jouw team ruimte voor reflectie? Is er de mogelijkheid om verbeteringen vanuit eigen initiatief op te pakken en daadwerkelijk door te voeren? Ga hierover samen het gesprek aan. Kijk waar ruimte ligt en hoe je eventueel de eerste (kleine) stappen kunt zetten naar momenten waarop dit kan.

Scholing of coaching kan hierbij helpen. Bij voorkeur interprofessioneel, zodat disciplines van elkaar kunnen leren en verbeteringen meer draagvlak hebben.

De mogelijke risico’s

In deze stap is het ook goed om bewust stil te staan en na te denken over de mogelijke risico’s die er zijn bij je verbeterplan. Zodat je goed voorbereid aan de slag gaat.

Voorbeelden van mogelijke risico’s zijn:

Het verbeterplan is niet goed afgestemd op de huidige situatie, de doelen, de verwachtingen en de behoeften van de betrokken partijen. Dit kan leiden tot onvoldoende draagvlak, onduidelijkheid, weerstand, miscommunicatie of conflicten.
Het verbeterplan is niet realistisch, haalbaar of meetbaar. Dit kan leiden tot frustratie, demotivatie, teleurstelling of uitval.
Het verbeterplan is niet goed geïmplementeerd, geëvalueerd of geborgd. Dit kan leiden tot verspilling, terugval, stagnatie of verlies van kwaliteit

Je kunt diverse methodieken inzetten om de mogelijke risico’s te inventariseren. Hieronder vind je een aantal voorbeelden. Er bestaan nog meer methodieken, dus vraag eens na welke methodieken er binnen jouw organisatie worden gebruikt.

Tips die kunnen helpen:

Beschrijf de risico’s die jij en de projectgroep zien in je verbeterplan. Zo kun je hier rekening mee houden en acties omzetten om eventuele risico’s zoveel mogelijk te voorkomen.
Voorkom of verminder risico’s ook door het verbeterplan zorgvuldig op te stellen, uit te voeren en te volgen. Hiervoor kun je gebruik maken van een stappenplan, een format of een model voor een verbeterplan.

Methodieken om de risico’s in kaart te brengen

SWOT-analyse
Een SWOT-analyse is een hulpmiddel om de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen van een organisatie of project in kaart te brengen. Het helpt je dus om inzicht in jouw plan te krijgen.

Begin met het benoemen van de sterktes en zwaktes van jouw plan. Beschrijf zo eerlijk mogelijk wat er al goed gaat en waar je nog kunt verbeteren. Kijk naar behaalde resultaten, laat meerdere mensen meepraten en beoordelen wat sterk en zwak is.

Kijk daarna naar de kansen en bedreigingen van buitenaf. Zoals eventueel nieuwe wet- en regelgeving en ontwikkelingen binnen de zorg.

Zet al je bevindingen in een tabel.

Tips:
- Maak de SWOT-analyse met verschillende disciplines om tunnelvisie te voorkomen.
- Benoem maximaal drie sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen. Kies de punten die voor jouw organisatie het belangrijkst of meest onderscheidend zijn.
- Formuleer de punten zo concreet mogelijk. Kies bijvoorbeeld in plaats van “extra scholing voor zorgprofessionals” voor “externe scholing voor zorgprofessionals over leiderschap”.
We hebben ook een voorbeeld voor je uitgewerkt.
Visgraatmethode
De visgraatmethode is een handig hulpmiddel om risico’s in kaart te brengen bij je. Het diagram heeft de vorm van een visgraat, waarbij het probleem aan de kop staat en de oorzaken aan de graten. Deze methode geeft je inzicht in de complexiteit en samenhang van het probleem en maakt het makkelijker om mogelijke oplossingen bedenken.

De mogelijke oorzaken kun je groeperen in de volgende categorieën:
- Mens: betreft de menselijke aspecten in het proces
- Methode: betreft de voorgeschreven instructies, handelingen en procedures in het proces
- Machine: betreft de machines en middelen die in het proces worden gebruikt
- Materiaal: betreft alles wat bewerkt/verwerkt moet worden
Niet alle aspecten zijn altijd van belang. Je kunt ook aspecten als milieu, markt en/of management toevoegen.

Het voordeel van een visgraatdiagram is dat het problemen en oorzaken zichtbaar maakt die hieraan ten grondslag liggen. Volg deze vier stappen om tot zo’n overzicht te komen:
1. Probleemidentificatie: Omschrijf het probleem op een eenvoudige manier (bijv. steekwoord) en plaats deze op de centrale lijn van het visgraatdiagram. (“Effect”)
2. Oorzaken: Verdeel de hoofdoorzaken onder in vier (of meer) categorieën.
3. Oorzaakinventarisatie: Dit is een verdieping van de hoofdoorzaken om alle mogelijke oorzaken te identificeren die gerelateerd zijn aan het probleem. (Brainstorm)
4. Evaluatie: Dit bevat de kernoorzaak die voortkomt uit het diagram
We geven je een voorbeeld:

Probleem: De zeggenschap van verpleegkundigen en verzorgenden binnen de organisatie is te laag

Mogelijke oorzaken:

Mens: Gebrek aan vertrouwen, kennis of motivatie bij de zorgverleners en/of het management.

Methode: Geen duidelijke werkwijze, protocol of checklist voor het betrekken van zorgverleners bij besluitvorming of innovatie.

Materiaal: Geen actueel overzicht, toegang tot het elektronisch patiëntendossier of geschikte apparatuur om informatie te delen of te registreren.

Machine: is hierin minder relevant, dus kies je voor een ander aspect zoals milieu of management

Milieu: Er is weinig tijd en ruimte door werkdruk om aan zeggenschap te werken of om buiten het leveren van zorg te werken aan kwaliteit

Management: Er is een gebrek aan coaching, leiderschap, ondersteuning, scholing of feedback

Verbeterplan

Heb je bepaald aan welke interventies je wilt gaan werken, welk acties ingezet kunnen gaan worden en heb je een inventarisatie van de mogelijke risico’s gedaan? Dan is het tijd om alles bij elkaar te brengen in een verbeterplan. Je verbeterplan beschrijft alle stappen van de roadmap. Het omvat de huidige versus de gewenste situatie, je doelen, aan welke interventies je wilt werken, welke concrete acties daarvoor nodig zijn, wie die gaat uitvoeren en wanneer, de eventuele risico’s en de borging en evaluatie.

Tip: Vraag eens na of er een format in jouw organisatie is waar je gebruik van kunt maken.