Roadmap stap 2

Stap 2: Stel prioriteiten en doelen voor het komende jaar.

Om doelen te stellen, hoef je niet per se een methodiek te gebruiken. Dit lukt ook met de juiste vragen. Beantwoord deze vragen samen met je collega’s.

Vorige stap Volgende stap

Doelen en prioriteiten stellen

Zo, een grote klus is geklaard. Je weet nu wat de gewenste situatie in jouw organisatie is rondom zeggenschap. De volgende stap is om doelen en prioriteiten te stellen voor het komende jaar.

Zorg dat je zo concreet mogelijk beschrijft wat je precies wilt bereiken en wanneer. Betrek bij deze stap weer iedereen die relevant is bij de besluitvorming en bekijk samen wat prioriteit heeft.

Op deze pagina vind je vragen en methodieken die je helpen om doelen concreet te formuleren. Ook helpen we je bij het stellen van prioriteiten. Voor zoveel mogelijk structuur adviseren we je om de vijf kernelementen van stap 1 ook hier weer in te zetten.

Stel de juiste vragen

Om doelen te stellen, hoef je niet per se een methodiek te gebruiken. Dit lukt ook met de juiste vragen. Beantwoord deze vragen samen met je collega’s. Je zult zien dat je doel veel scherper én bereikbaarder wordt.

Deze vragen helpen je om doelen concreet te formuleren:

Wat moet er precies bereikt worden?
Waarom wil je dit doel precies bereiken?
Welk en wiens probleem los je hiermee op?
Hoe draagt dit doel bij aan de strategie en visie van jouw organisatie: het grote geheel?
Is het doel haalbaar?
Is het doel meetbaar?
Wie is er nodig om het doel te bereiken?
Zijn de belangrijkste betrokkenen (uit verschillende disciplines) het eens met het doel?
Wanneer moet het doel behaald zijn?

Methodieken om je doelen te formuleren

Heldere en concrete doelen stellen is niet zo makkelijk. Verschillende methodieken kunnen je hierbij helpen. Hieronder vind je een aantal methodieken met voorbeelden. Tip: kijk welke methodieken in jouw organisatie worden gebruikt en sluit hierbij aan.

SMART-methodiek

SMART is een afkorting voor: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Het opstellen van een SMART-doel helpt je om je doel helder en concreet te maken. Door je doel duidelijk op te stellen, vergroot je de kans om dit doel te behalen. De mogelijkheid om je doel te behalen, vergroot daarnaast je motivatie om er daadwerkelijk mee aan de slag te gaan.

Hoe formuleer je een SMART-doel?

Om je doel zo scherp en helder mogelijk te formuleren gebruik je de 5 letters: SMART. Door antwoord te geven op de vragen die bij elke letter horen, kom je uiteindelijk tot een SMART-doel.

S: Specifiek
Stel jezelf de volgende vragen om je doel specifiek te maken:
- Wat wil je bereiken?
- Wie is hierbij betrokken?
- Waar ga ik dit doen?
- Wanneer ga ik dit doen?
- Waarom wil ik dit bereiken?
M: Meetbaar
Het is belangrijk dat je doel meetbaar is, zodat je na kunt gaan of je doel is behaald en wat er veranderd is. Vragen die hierbij helpen zijn:
- Hoeveel gaan we doen?
- Hoe gaan we dat meten?
- Als het klaar is, wat is er dan precies af?
A: Acceptabel
Een doel moet passen binnen jouw omgeving en je zult anderen nodig hebben om je doel te behalen. Collega’s moeten het doel daarom kunnen accepteren en het gevoel hebben dat het de moeite waard is om zich ervoor in te zetten. Deze vragen helpen je hierbij:
- Is het doel voor jezelf haalbaar?
- Is er voldoende draagvlak om het doel te behalen?
- Is het doel actie- en resultaatgericht?
R: Realistisch
Je behaalt je doel sneller wanneer het realistisch en haalbaar is. Het doel moet dus niet te hoog gegrepen zijn. Deze vragen kunnen je hierbij helpen:
- Is het doel haalbaar voor mij en/of anderen?
- Zijn de inspanningen niet te hoog of te laag?
- Staan de gevraagde inspanningen in relatie tot het te behalen resultaat?
T: Tijdsgebonden
Een deadline zorgt voor helderheid in je doel. Zo is het duidelijk wanneer je begint en wanneer je doel behaald dient te zijn. Een concrete datum is hierbij behulpzaam. De volgende vragen helpen je:
- Wanneer starten de activiteiten?
- Wanneer worden de acties beëindigd?
- Wanneer is het doel behaald?

3 voorbeelden van SMART-doelen

Voorbeeld 1: meer leerlingen opleiden

Binnen de afdeling willen we vóór (datum) 5% meer leerlingen opleiden. Om dit te behalen start de werkgroep opleiden (wie) vanaf (datum invullen) met het schrijven van een verbeterplan. Hier volgen concrete acties uit waar we als team aan gaan werken.
Voorbeeld 2: betrokkenheid team vergroten

Om de ervaren betrokkenheid van ons team bij de teamdoelen te vergroten (meetbaar met vragenlijst), richten we als team samen met onze leidinggevende (wie) bij het volgende teamoverleg (datum) een werkgroep op. Deze bestaat uit minimaal 3 personen die binnen 3 maanden ons gezamenlijke teamdoel* omzet naar 2 concrete actieplannen met stappen waar we als team aan kunnen werken.

* Bijvoorbeeld je teamdoel rondom het meer mobiliseren van jouw zorgvragers, of het innoveren van de zorg
Voorbeeld 3: draagvlak (V)VAR vergroten

Om het draagvlak van de (V)VAR (adviesraad of stafbestuur) te vergroten, richt de adviesraad/stafbestuur (wie) vóór (datum) een platform/klankbordgroep/… groep op die bestaat uit minimaal … personen. Zij komen 1 keer per maand fysiek/digitaal (waar) samen (meetbaar) om agendapunten van de adviesraad/stafbestuur te bespreken.

OKR-methodiek

Een andere methodiek die je in kunt zetten is de OKR-methode. Dit is een Engelse afkorting voor Objectives (doelen) en Key Results (belangrijkste resultaten). Deze methode wordt veel gebruikt in bedrijven en organisaties. Hierbij stel je meetbare doelen op en stel je resultaten vast om te meten of je doelen behaald zijn.

Een voorbeeld:

Doelstelling: we willen als team de kwaliteit van de zorg verbeteren (vaak jaarlijkse meting), zoals gemeten door:

Belangrijk resultaat 1: Het verhogen van de patiënttevredenheid van 70% naar 75% in het volgende kwartaal.
Belangrijk resultaat 2: Het verminderen van het aantal klachten van patiënten met 30% in het volgende kwartaal.
Belangrijk resultaat 3: Het behalen van een gemiddelde score van 8 of hoger op de interne audit in het volgende kwartaal.

Ook hier zorg je er weer voor dat je iedereen betrekt bij het uiteindelijke doel voor wie het relevant is. Zo krijg je (meer) draagvlak voor het plan. Bespreek ook actief welke risico’s en belemmeringen er zijn en hoe jullie deze kunnen voorkomen.

GROW-methodiek

De GROW-methode wordt meer gebruikt voor het stellen van doelen rondom coaching en persoonlijke ontwikkeling. Deze methode kun je gebruiken voor jezelf, voordat je jouw doel met anderen bespreekbaar maakt. Zo ben je goed voorbereid en heb je voor jezelf helder wat jij graag wilt bereiken én waarom. Ook GROW is een Engelse afkorting, die staat voor: Goal, Reality, Options, Will.

Het model bestaat uit vier stappen:

Doelen stellen (Goal)
- Wat wil je bereiken?
- Hoe weet je wanneer je jouw doel hebt bereikt?
- Waarom is dit voor jou een waardevolle doelstelling?
De huidige situatie evalueren (Reality)
- Wat gebeurt er nu?
- Hoe weet je dat jouw beoordeling van de situatie correct is? Vinden meer mensen dit? Is het meetbaar?
- Wat heb je al geprobeerd binnen de huidige situatie?
Opties overwegen (Options)
- Welke mogelijkheden zie je momenteel?
- Wat heb je al geprobeerd en werkte er eerder goed, en hoe zou je dat opnieuw kunnen inzetten?
- Als er geen belemmeringen zouden zijn, hoe zou je dan handelen?
- Wie zou jou kunnen helpen?
- Wat zijn de voor- en nadelen van de opties die je noemt?
Actie ondernemen (Will)
- Wat ga je nu concreet doen?
- Wanneer ga je dat doen?
- Wat gebeurt er als je nu niets doet? (is het een prioriteit?)
- Wat zijn mogelijke obstakels? Hoe ga je die overwinnen?
- Wie kun je betrekken en hoe ga je hen benaderen?
- Hoe merk je dat je vooruitgang boekt?

Wanneer je bovenstaande vragen voor jezelf beantwoord, kun je vaak beter formuleren wat je wilt bereiken en waarom. Zo is het makkelijker om anderen te betrekken bij je doel. Samen kun je dan verder afstemmen wat belangrijk is en hoe je verder gaat.

Stel prioriteiten

Wanneer je je doelen helder en concreet hebt geformuleerd volgens de methode die bij jouw organisatie past, kun je vervolgens prioriteiten gaan stellen. Zo bepaal je welke doelen eerder behaald dienen te worden dan andere en waar te beginnen.

Deze vragen helpen je bij het stellen van prioriteiten:

Aan welke doelen moet volgens de betrokkenen het eerst worden gewerkt? Je kan hierbij denken aan: wat is het meest urgent, waar hebben we het meest last van of wat levert snel resultaat op?
Welk doel draagt het meest bij aan het versterken van zeggenschap?

Je kunt ook een methodiek gebruiken om prioriteiten te stellen, zoals een van de twee methodieken hieronder.

1

‘ABCDE’-methode
Deze methode bestaat uit de volgende stappen:
- Schrijf alle taken op die je wilt of moet doen.
- Ken elk doel een label toe van A tot E, waarbij A de hoogste prioriteit heeft en E de laagste.
- Binnen elke letter (doel) nummer je de aparte taken om je doel te behalen. Je begint bij 1, deze heeft de hoogste prioriteit.
- Begin met de taak A1 en werk deze af voordat je verder gaat met de volgende taak.
- Ga zo door tot je alle taken hebt voltooid of geen tijd meer hebt.
2

Prioriteitenmatrix
De prioriteitenmatrix helpt je om je tijd en energie te richten op wat echt telt en om afleidingen en stress te voorkomen. Het werkt als volgt: je maakt een tabel met vier kwadranten en je verdeelt je taken over deze kwadranten op basis van hun belangrijkheid en urgentie.

Volg de volgende stappen:
1. Maak een lijst van alle taken die je moet doen.
2. Bepaal voor elke taak hoe belangrijk en hoe urgent deze is. Belangrijk wil zeggen dat de taak bijdraagt aan je doelen of verantwoordelijkheden. Urgent wil zeggen dat de taak snel gedaan moet worden, omdat het anders negatieve gevolgen heeft.
3. Plaats elke taak in het juiste kwadrant van de matrix.
Kwadrant 1: Belangrijk en urgent. Dit zijn de taken die je zo snel mogelijk moet doen, omdat ze essentieel zijn voor je succes of omdat ze een crisis kunnen voorkomen of oplossen.

Kwadrant 2: Belangrijke taken, maar niet urgent. Je gaat deze plannen en dan uitvoeren, omdat ze belangrijk zijn voor je lange termijn doelen of je persoonlijke ontwikkeling.

Kwadrant 3: Niet belangrijk maar wel urgent. Dit zijn de taken die je kunt delegeren of minimaliseren, omdat ze weinig waarde toevoegen of omdat ze vooral de belangen van anderen dienen.

Kwadrant 4: Niet belangrijk en niet urgent. Dit zijn de taken die je kunt elimineren of uitstellen, omdat ze geen positief effect hebben op je resultaten of je welzijn.

Begin met het uitvoeren van de taken in kwadrant 1, gevolgd door de taken in kwadrant 2. Probeer de taken in kwadrant 3 en 4 zo veel mogelijk te vermijden of te verminderen.

Tot slot

Welke methode je ook kiest, het is belangrijk om je bewust te zijn van je beperkingen. Zoals tijd, budget en middelen. En om realistisch te zijn over wat je kunt voltooien. Ook is het goed om flexibel te zijn, want soms kunnen je prioriteiten veranderen door onvoorziene omstandigheden. Het belangrijkste is dat je weet wat jij en de betrokkenen belangrijk vinden en dat je daarnaar streeft.