Stap 5: Evalueer acties en borg goede resultaten
Evalueer jullie doelen en borg de goede resultaten
Je hebt je plan uitgevoerd. Het lijkt misschien alsof je klaar bent, maar evalueren en borgen zijn nog twee belangrijke onderdelen om je plan goed af te sluiten.
Maak een evaluatieplan
Met evalueren kijk je terug op je verbeterplan. Zijn de doelen behaald? Zie je effect van je acties? Wat heb je geleerd en wat kun je verbeteren? Je kijkt hierbij naar verschillende onderdelen van je plan, zoals de doelen en resultaten, maar ook processen en samenwerking. Evalueren geeft jou en je collega’s nieuwe inzichten en helpt jullie om te groeien, innoveren en betrokken te blijven bij zeggenschap. Gebruik onderstaande punten om je evaluatieplan vorm te geven:
- Bedenk wat het doel is van je evaluatie. Wat wil je met de uitkomsten doen en met wie deel je die?
- Bepaal wat je wil evalueren; het proces, plan en/of effect. En welke thema’s of onderwerpen laat je aan bod komen.
- Bepaal welke evaluatievorm je gebruikt: mondeling of schriftelijk, online of op papier, en zet je het uit onder een grote groep of alleen direct betrokkenen?
Deze vragen helpen je om je evaluatie vorm te geven:
- Heeft het project goed ingespeeld op behoeften van collega’s (uit je eigen team of van een andere afdeling) van het project?
- Hoe verliep de communicatie zowel binnen het projectteam als daarbuiten? Welke maatregelen kunnen de samenwerking in de toekomst verbeteren?
- Heb je vooraf en tijdens je project de juiste mensen betrokken?
- Heb je voldoende gecommuniceerd over de voortgang van je project?
- Welke lessen heb je geleerd rondom projectmatig werken? Denk daarbij aan zaken zoals tijd, geld en kwaliteit van het resultaat.
- Waren er onverwachte gebeurtenissen en hoe is hiermee omgegaan?
- Waren de risico’s voldoende ingeschat?
- Is de besluitvorming in het project goed verlopen?
- Welke structurele verbeteringen kunnen projecten in jouw organisatie succesvoller maken?
Conclusies en aanbevelingen
Zodra je de evaluatie hebt gedaan, kun je conclusies trekken en aanbevelingen doen voor de toekomst. Communiceer de resultaten breed onder collega’s. Zo blijven ze goed op de hoogte en betrokken bij het versterken van zeggenschap.
Goede evaluatiemethoden volgens projectleiders:
- Periodiek evalueren met het (project)team in/na structurele bijeenkomsten of (bestaande) overleggen
- Jaarlijkse meting van de Landelijke Monitor Zeggenschap
- Met een periodieke rapportage (waarin bijvoorbeeld doelen worden bijgesteld waar nodig)
Resultaten borgen
Goede borging van de resultaten van je plan zorgt ervoor dat je niets voor niets hebt gedaan. Je zorgt voor een blijvende verandering en behoudt de zeggenschap die verworven is. Afspraken en nieuwe werkwijzen leg je vast en laat je opnemen in processen. Zo wordt zeggenschap stevig en zichtbaar, en ben je niet langer afhankelijk van individuen. Wanneer iemand de organisatie verlaat, blijven de gemaakte afspraken staan.
Zo zorg je voor goede borging:
- Door professionals, leidinggevenden, artsen, beleidsmakers en bestuurders te betrekken bij je plan. Zo ontstaat meer draagvlak voor het inbedden van nieuwe resultaten.
- Door scholing, coaching of intervisie te organiseren, om nieuwe resultaten en inzichten te integreren en te evalueren.
- Door de resultaten van je plan naar alle betrokken mensen en groepen te communiceren, binnen en buiten de organisatie.
- Door de effecten en de tevredenheid van de nieuwe resultaten en inzichten regelmatig te meten en evalueren.
- Blijf werken met de Plan-Do-Check-Act-cyclus, waar evaluatie en borging onderdeel van zijn. Zo werk je continu aan verbetering.
- Laat plannen en ideeën aansluiten op de jaarcyclus van de organisatie en zorg dat zeggenschap onderdeel wordt van de jaarplannen. En er meer kans is dat het gedragen wordt door de organisatie
- Laat in de begroting opnemen dat er budget moet zijn om zeggenschap te versterken. Zo vergroot je de kans dat er jaarlijks budget is voor zeggenschapsplannen en –activiteiten.
Tips van projectleiders voor goede borging:
- De resultaten en vervolgacties verwerken in de jaar-, verbeter- en beleidsplannen
- Samenwerkingsafspraken/regelement vastleggen in de organisatie
- Inrichten van een plek op intranet waar alle informatie met betrekking tot de voorgang van activiteiten/plannen/doelen te vinden is
Hoe verder?
Door de verschillende stappen van de roadmap heen heb je allerlei tips gekregen. We sluiten in stijl af en geven je nog één allerlaatste tip mee: vier je behaalde successen!
En als je dat hebt gedaan, zorg er met elkaar voor dat zeggenschap niet meer weg te denken is uit de organisatie. Presenteer de resultaten van je plan, benoem de successen en bekijk wat je daarna zou willen verbeteren. Begin weer bij stap 1 en start een nieuw plan.