Roadmap stap 3

Stap 3: Maak een verbeterplan

Om je idee zo goed mogelijk te vertalen naar een stappenplan en niets te vergeten, is het slim om met een format voor een projectplan te werken.

Vorige stap Volgende stap

Leg de acties die nodig zijn vast in een verbeterplan

Om je idee zo goed mogelijk te vertalen naar een stappenplan en niets te vergeten, is het slim om met een format voor een projectplan te werken. Gebruik hiervoor een veelgebruikt format uit je eigen organisatie of maak een eigen plan waarin je alle stappen uit de roadmap uitwerkt. Vanuit het project KwaliTIJD is een uitgebreid template ontwikkeld voor verpleegkundigen om nieuwe inzichten te implementeren. Ook andere professionals die interesse hebben kunnen dit template gebruiken.

De onderdelen van je verbeterplan

Doelen (uit stap 2)

Hier zet je de eerder geformuleerde SMART-doelen neer. Het is handig om meteen de volgorde van prioritering aan te houden.
Aanpak (uit stap 2)

Geef aan welke interventie(s) je inzet en welke bijbehorende acties er nodig zijn om je doelen te behalen. Beschrijf de volgorde waarin je de acties uitvoert.
Beschrijf het team en de betrokkenen
Het is belangrijk om te weten wie er invloed hebben op je plan en wie er betrokken moeten zijn. Beschrijf dat in je plan, want hoe beter je dat in beeld hebt, hoe beter je bij hen kunt aansluiten.
- Beschrijf de rol van ieder teamlid. Waar ben je verantwoordelijk voor? Wat ga jij doen?
- Geef een opsomming van mensen en organen die nodig zijn bij de uitvoer van het plan en geef aan waarom je ze nodig hebt.
- Maak een opsomming van mensen die wel van invloed zijn op je plan, maar niet bij de uitvoering betrokken zijn.
- Beschrijf hoe je hen betrokken houdt, bijvoorbeeld hoe en hoe vaak je ze op de hoogte houdt van de vorderingen.
Uren, budget, middelen

Maak een schatting van het aantal uren die nodig zijn om het plan goed uit te voeren. Je kunt dit uitsplitsen naar uren per persoon. Zet deze in een overzicht samen met het benodigde budget en andere middelen die je nodig hebt.
Planning

Zet in een overzicht welke activiteiten er op welk moment gedaan moeten worden. Daarbij zet je de naam van degene die daar verantwoordelijk voor is. Zet alvast een aantal evaluatiemomenten in je planning. Zo kun je tijdens het project goed in de gaten houden of jullie nog op schema zitten en of je activiteiten moet bijstellen. Soms loopt je plan nou eenmaal niet helemaal zoals je van tevoren had bedacht.
Kansen en uitdagingen
Beschrijf waar je in je project uitdagingen ziet. Omschrijf welke risico’s er zijn en welke maatregelen je daar al voor kunt treffen.

Projectleiders uit ronde 1 deelden hun ervaringen met ons. Hun belangrijkste inzichten en lessen die ze leerden hebben wij in vier thema’s beschreven in een tussentijdse evaluatie:
- Kennis van zeggenschap
- Draagvlak en betrokkenheid
- Tijd, geld en ruimte
- Enthousiasme en communicatie
Deze inzichten kun je gebruiken om risico’s goed te omschrijven. Maar ook: waar zie je kansen? En hoe ga je die benutten? Vul het overzicht verder aan als je zelf nog andere uitdagingen en kansen ziet.
Evalueren en borgen (tijdens en na de uitvoering van je plan)
Leg vast:
- Hoe, wanneer en aan wie ga je resultaten communiceren binnen de organisatie?
- Op welke momenten kijk je terug op de voortgang van je plan?
- Welke acties onderneem je als blijkt dat het plan niet volgens verwachting verloopt?
- Hoe wordt wat je leert van het uitvoeren van het plan gebruikt om toekomstige initiatieven rondom zeggenschap te verbeteren?
- Hoe wordt financiering van het plan/zeggenschap vormgegeven na afloop van de het plan?

Je plan is klaar en nu?

Bedenk wie er moet meekijken op je plan. Waar moet je akkoord op hebben voordat je kan beginnen? Zorg dat je plan op tijd bij die persoon ligt en plan eventueel een afspraak in om toelichting te geven.