Organisatiestructuren

Dit is een voorbeeld van een hiërarchische organisatiestructuur. Een hiërarchische structuur betekent dat er een duidelijke top-down structuur is waarbij beslissingen van bovenaf worden genomen en naar beneden worden gecommuniceerd. In de afbeelding zie je ook vooral veel lagen. In de zorgsector hebben veel organisaties een hiërarchische structuur. Dit is geen vereiste, maar door allerlei invloeden zo ontstaan.

De reden voor deze hiërarchische structuur ligt vaak in de complexiteit van de zorgverlening en de noodzaak van een gestructureerde aanpak. Binnen deze structuur zijn er verschillende niveaus van besluitvorming en verantwoordelijkheid, waarbij hogere niveaus beslissingen nemen over de bredere organisatie en lagere niveaus meer gericht zijn op de dagelijkse zorgverlening.

Invloed uitoefenen in een hiërarchische organisatiestructuur kan een uitdaging zijn, omdat je afhankelijk bent van de beslissingen van je leidinggevenden en minder ruimte hebt voor eigen initiatief. Toch zijn er manieren om je stem te laten horen en je ideeën te delen in een hiërarchische organisatie. Je kunt zeggenschap uitoefenen in een hiërarchische organisatiestructuur door:

• Je kunt jezelf zichtbaar maken door goed werk te leveren, resultaten te laten zien, feedback te vragen en te geven en je successen te delen met je leidinggevenden en collega’s.
• Je kunt relaties opbouwen met mensen op verschillende niveaus en afdelingen binnen de organisatie, die je kunnen helpen of ondersteunen bij je doelen of projecten.
• Je kunt je kennis en vaardigheden vergroten door scholing te volgen, nieuwe taken op te pakken of je aan te melden voor interne vacatures of doorgroeimogelijkheden.
• Je kunt je ideeën of voorstellen onderbouwen met feiten, cijfers, argumenten, of voorbeelden, die aansluiten bij de visie en strategie van de organisatie.

Dit is een voorbeeld van een platte organisatiestructuur. Zie je het verschil? Bij platte organisatiestructuur is weinig hiërarchie. Hierbij hoort wel dat zorgprofessionals meer verantwoordelijkheid hebben voor hun eigen taken en beslissingen. Vaak is er ook meer ruimte voor eigen initiatief en creativiteit.

In een platte organisatiestructuur heb je als zorgprofessional meer zeggenschap dan in een hiërarchische organisatiestructuur. Dit komt omdat je meer direct betrokken bent bij de besluitvormingsprocessen en minder afhankelijk bent van de leiding van managers. In een platte organisatiestructuur kun je invloed uitoefenen met zeggenschap door:

• Initiatief te nemen. Je kunt zelf ideeën aandragen, projecten starten of verbeteringen voorstellen die bijdragen aan de doelen van de organisatie.
• Samen te werken. Je kunt overleggen, feedback geven en ontvangen en leren van je collega’s in je zelfsturende team of in andere teams.
• Verantwoordelijkheid te nemen. Je kunt je eigen werk plannen, organiseren en uitvoeren en verantwoording afleggen over de resultaten en de kwaliteit.
• Je te ontwikkelen. Je kunt je eigen leerdoelen stellen, scholing volgen en nieuwe vaardigheden opdoen die je helpen om beter te presteren.

Binnen grotere projecten geldt vaak een matrixstructuur. Hierbij is vaak sprake van tweezijdige zeggenschap. Aan de ene kant is er de verticale zeggenschap naar de leidinggevende in de lijn en aan  de andere kant is er de horizontale zeggenschap naar de projectleider.

In een matrixstructuur werken werknemers in verschillende projectteams en rapporteren ze tegelijkertijd aan verschillende managers. Deze structuur wordt vaak gebruikt bij complexe projecten waarbij specialistische kennis vereist is.

Het kan een uitdaging zijn om Invloed uit te oefenen in een matrixstructuur organisatie, want je hebt met meerdere leidinggevenden en belangen te maken. Toch kun je ook hier invloed uitoefenen, door te:

• Je kunt duidelijk en regelmatig communiceren met je leidinggevenden en collega’s over je taken, prioriteiten, voortgang en problemen. Je kunt ook feedback vragen en geven en verwachtingen afstemmen.
• Coördineren. Je kunt samenwerken met je leidinggevenden en collega’s om gemeenschappelijke doelen te bereiken, conflicten op te lossen en middelen te delen.
• Je kunt jezelf zichtbaar maken door goed werk te leveren, resultaten te laten zien, initiatief te nemen en je sterke punten te benutten.
• Je kunt je kennis en vaardigheden vergroten door te leren van je leidinggevenden en collega’s, scholing te volgen, nieuwe uitdagingen aan te gaan en je netwerk uit te breiden.

Een netwerkstructuur is een samenwerkingsverband tussen autonome organisaties. Hierin werken verschillende organisaties of afdelingen samen om een gemeenschappelijk doel te bereiken. De meerwaarde hiervan is dat ze gebruik kunnen maken van elkaars kerncompetenties en positionering op de markt. Op deze manier kunnen ze een sterkere marktpositie innemen.

De effectiviteit van netwerkorganisaties wordt bepaald door het vertrouwen in elkaar en door de juiste balans te vinden tussen zelfstandigheid en een gemeenschappelijk doel. Voorbeelden hiervan zijn Santeon, Kennisplein Zorg voor beter,  de Rotterdamse zorg en Utrechtzorg.

Hieronder staan een aantal kenmerken van netwerkorganisaties:

• Een niet-hiërarchische relatie tussen de organisaties.
• Een open uitwisseling van informatie.
• Een combinatie van kerncompetenties en de positionering op de markt.
• In het samenwerkingsverband kan men grotere opdrachten aan dan afzonderlijk.
• Behouden van eigen onafhankelijkheid en identiteit.

In een netwerkstructuur heb je te maken met veel verschillende partijen en belangen. Toch is het ook hier mogelijk om zeggenschap vorm te geven, door:

• Je te verbinden. Je kunt relaties opbouwen met de partijen in je netwerk. Dit doe je door interesse te tonen, vertrouwen te winnen, waarde te leveren en wederkerigheid te stimuleren.
• Te communiceren. Je kunt duidelijk en regelmatig communiceren met de partijen in je netwerk. Dit doe je door je doelen, verwachtingen, voortgang en problemen te delen. Je kunt ook feedback vragen en geven en dialoog bevorderen.
• Te coördineren. Je kunt samenwerken met de partijen in je netwerk. Dit doe je door gemeenschappelijke doelen te stellen, afspraken te maken, middelen te delen en resultaten te evalueren.
• Je te profileren. Je kunt jezelf zichtbaar maken in je netwerk. Dit doe je door je expertise, ervaring, visie en passie te laten zien. Je kunt ook initiatief nemen, leiderschap tonen en anderen inspireren.

Een raad van toezicht is een toezichthoudend orgaan dat verantwoordelijk is voor het toezicht op het beleid van de raad van bestuur en de algemene gang van zaken in de zorgorganisatie.

Het doel van een raad van toezicht is om te zorgen dat de zorgorganisatie haar maatschappelijke doelstelling haalt en kwalitatief goede en veilige zorg levert aan zorgvragers. Dit orgaan houdt ook rekening met het publieke belang van de zorgorganisatie en de perspectieven van direct betrokkenen, zoals zorgvragers en medewerkers.

Een raad van toezicht heeft verschillende taken en bevoegdheden, zoals:

• Het benoemen, schorsen, ontslaan en déchargeren (ontheffen van een bepaalde verantwoordelijkheid) van de leden van de raad van bestuur en de raad van toezicht.
• Het goedkeuren van het strategisch beleid, het jaarplan, de begroting, de jaarrekening en de kwaliteitsrapportage van de zorgorganisatie.
• Het adviseren en ondersteunen van de raad van bestuur bij belangrijke besluiten en ontwikkelingen.
• Het controleren of de raad van bestuur voldoet aan de wettelijke eisen, de kwaliteitseisen en de financiële normen.
• Het afleggen van verantwoording over het eigen functioneren en het onderhouden van contacten met externe stakeholders, zoals de gezondheidsinspectie, de Nederlandse zorgautoriteit (NZa), de zorgverzekeraars, de gemeenten, de ondernemingsraad en de cliëntenraad.

Bestuurders zijn eindverantwoordelijk voor de kwaliteit, veiligheid en continuïteit van zorg van de gehele organisatie. Zij hebben vaak de laatste stem in besluiten over beleid en zijn verantwoordelijk voor het behalen van doelstellingen. Zij worden dus gecontroleerd door de raad van toezicht.

Een goede dialoog tussen bestuur en zorgprofessionals is van groot belang om die invloed te vergroten! Weet jij wie jouw bestuurder is? Stel jezelf eens voor en deel wat jij belangrijk vindt.

Leidinggevenden hebben de verantwoordelijkheid om een team te leiden, richting te geven en een vellige werkomgeving te creëren. Ze geven instructies, beoordelen prestaties en bieden ondersteuning aan teamleden. Vaak is je leidinggevende je eerste aanspreekpunt bij problemen. Hij of zij kan je helpen om mee te denken over oplossingen. Weet jij ook wat je leidinggevende allemaal doet op een dag? Vraag eens om een dagje mee te kijken. Of stel eens een vraag tijdens de pauze.

De afdeling kwaliteit (soms kwaliteit en verbetering of kwaliteit en veiligheid) levert een belangrijke bijdrage aan veilige zorg en het verbeteren van zorg binnen een organisatie. Deze afdeling doet vaak onderzoek naar tevredenheid van zorg, stelt plannen op voor het verbeteren van de kwaliteit van zorg en legt verantwoording af aan onder andere de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd monitoren voortgang.

Ook heeft deze afdeling zicht op de verschillende kwaliteitsonderwerpen die spelen binnen een organisatie en de methoden die gebruikt worden om verbetering in te zetten. Vraag hen eens om mee te denken hoe jij jouw verbetering het beste aan kunt pakken.

Een cliënten- of patiëntenraad is een orgaan dat de rechten en belangen beschermt en behartigt van de cliënten of patiënten van de zorgorganisatie. Het doel van dit orgaan is om mee te praten over het beleid en om de kwaliteit van de zorg te verbeteren. Zo’n raad bestaat uit zorgvragers zelf of hun naasten, zoals partners of familieleden.

Een cliënten- of patiëntenraad heeft verschillende rechten, zoals:

• Recht op informatie: De zorgorganisatie moet de cliëntenraad alle informatie geven die het nodig heeft om zijn taak te doen. Ook moet de zorgorganisatie de cliëntenraad elk jaar vertellen wat het beleid was en wat het beleid gaat worden.
• Recht op overleg: De cliëntenraad overlegt regelmatig met de bestuurder over het beleid van de zorgorganisatie.
• Recht om te adviseren: De cliëntenraad mag de bestuurder advies geven over verschillende onderwerpen. Zoals veranderingen in de doelen, de samenwerking, de financiën, de huisvesting, de kwaliteit en de leiding van de zorgorganisatie.
• Recht van instemming: De cliëntenraad moet het eens zijn met besluiten van de bestuurder die direct gevolgen hebben voor de cliënten. Bijvoorbeeld over de geestelijke verzorging, de activiteiten, de verhuizing of de inrichting van de zorg.
• Recht van enquête bij wanbeleid: De cliëntenraad heeft het recht om naar een speciale rechter te gaan als hij denkt dat de bestuurder slecht beleid voert. De rechter kan dan een onderzoek doen naar het beleid en maatregelen nemen.
• Recht om een bestuurslid voor te dragen: De cliëntenraad mag één persoon voorstellen voor de benoeming als lid van de raad van toezicht. Ook mag de cliëntenraad adviseren over een profiel voor een bestuurslid of een lid van de raad van toezicht.

Een adviesraad (VAR/PAR/ZAR/VSB of anders) is een orgaan van zorgprofessionals die het bestuur van een organisatie adviseren over de invloed van het beleid op de vakinhoud. Een adviesraad of stafbestuur brengt adviezen uit aan management of directie over gewenste veranderingen. Het doel van dit orgaan is om invloed uit te oefenen binnen een organisatie en de kwaliteit van de zorg te waarborgen en te verbeteren. Er is hier verschil in een raad met adviesrecht of instemmingsrecht.

Een orgaan met adviesrecht heeft letterlijk het recht om advies uit te brengen. Het bestuur heeft het recht om dit advies naast zich neer te leggen. Met instemmingsrecht moet het bestuur echter jouw instemming hebben om beleid door te kunnen voeren.

Heeft jouw organisatie een adviesraad of een vorm daarvan? Weet jij wie daarin deelnemen en waarvoor je ze kunt benaderen?

Een organisatie met 50 of meer medewerkers moet een ondernemingsraad (OR) hebben. Deze raad bestaat uit eigen medewerkers die namens het personeel overleggen met directie of bestuur. Zo hebben medewerkers inspraak en kunnen zij bijdragen aan het goed functioneren van het bedrijf.

Een OR overlegt over het beleid en de personeelsbelangen. Hierbij heeft de OR recht op alle informatie die voor de uitvoering van die taak nodig is. De OR heeft adviesrecht voor belangrijke financiële, economische en organisatorische besluiten. En instemmingsrecht voor besluiten die over personele regelingen gaan.

Verder stimuleert de OR dat:

• Er goede arbeidsomstandigheden zijn
• De regels voor arbeidsvoorwaarden en arbeidstijden en rusttijden worden nageleefd
• Er gelijke behandeling en beloning voor medewerkers is

Het verschil tussen een OR en een adviesraad is vaak dat de OR gaat over arbeids- en randvoorwaarden om je werk goed uit te kunnen voeren, zoals parkeerbeleid of kinderopvang. Een adviesraad of stafbestuur richt zich vaak meer op vakinhoudelijk beleid. Zoals over de impact van een beslissing op de vakinhoud van zorgprofessionals.

Personeelszaken gaat over het werven van nieuw personeel, arbeidscontracten en verzuimbeleid. HR-professionals kunnen ook meedenken over je loopbaanmogelijkheden. Daarnaast hebben zij veel inzicht in de organisatie en wie waar verantwoordelijk voor is. Heb jij vragen over werkomstandigheden of je loopbaan of ideeën hoe het beter kan? Neem eens contact op met iemand van HR om hierover in gesprek te gaan.

De Chief Quality Nurse (CQN) is een verpleegkundige die de schakel is tussen de werkvloer en de beleidsmakers. Hier lees je een artikel over het werk van een CQN.

De Chief Nursing Information Officer (CNIO) is een verpleegkundige met veel kennis en affiniteit met IT-toepassingen in de zorg. Hij of zij is verantwoordelijk voor het beheer van de verpleegkundige informatie en informatietechnologie van de organisatie.

Een CNIO heeft als doel om IT-toepassingen beter te laten aansluiten op de verpleegkundige en verzorgende praktijk, de kwaliteit van zorg te verbeteren en de beroepsontwikkeling van verpleegkundigen en verzorgenden te stimuleren.

Een Chief Nursing Officer (CNO) is een verpleegkundige met een specifiek aandachtsgebied of specifieke opdracht: de verpleegkundige beroepsuitoefening binnen een organisatie. De benaming en positionering van deze verpleegkundigen is divers. Dit kan Chief Nursing Officer (CNO) zijn, Chief Quality Nurse (CQN) of anders. Soms is dit een taak bij een andere functie en soms is dit een functie met als specifieke opdracht de verpleegkundige ontwikkelingen.

De Chief Nursing Officer van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) is verantwoordelijk voor het verbeteren van de kwaliteit van het beleid en de uitvoering van VWS. Dit doet de CNO door gebruik te maken van wetenschappelijke kennis, ervaringsdeskundigheid en innovatie. De CNO adviseert de bewindslieden van VWS gevraagd en ongevraagd over de positie van verpleegkundigen en verzorgenden.

De CQO Sinds 1 mei 2021 is dit prof. dr. Evelyn Finnema. Haar voorgangers zijn o.a. Bianca Buurman en Marieke Schuurmans, beiden mooie rolmodellen op landelijk gebied die het verpleegkundig vakgebied sterker maken.