Krijg meer invloed op je werk en het beleid van je organisatie
Wil je iets veranderen en de zorg of dienstverlening verbeteren? Dan heb je vaak anderen nodig. Door hen zo snel mogelijk te betrekken, verklein je de kans dat mensen gaan mopperen of tegenwerken. Je zorgt ervoor dat anderen jouw plan of verandering steunen en bereid zijn om hieraan mee te werken. Dit heet draagvlak creëren.
Op deze pagina vind je een stappenplan en tips die je helpen om draagvlak voor jouw ideeën te vergroten.
Waarom draagvlak creëren?
Een betekenis van draagvlak creëren is: toestemming krijgen voor veranderingen die je wilt doorvoeren. Maar het is veel meer dan dat. Het wil eigenlijk zeggen dat medewerkers ook achter die verandering staan en dat ze bereid zijn eraan mee te werken. Door hierin te investeren, verklein je dus de kans dat jouw verandering op weerstand stuit.
Wat moet je hiervoor kunnen?
Je creëert draagvlak door je collega’s eerst te laten wennen aan het idee en hen te laten ervaren dat ze kunnen meedenken en meebeslissen. Dit doe je door vooraf een plan te maken, waarbij je rekening houdt hoe je collega’s betrekt en wanneer je dit doet in je verbeterproces. Daarnaast zet je verschillende gesprekstechnieken in bij inhoudelijke discussies over beroepstaken en werkzaamheden. Je draagt de beroeps- en organisatievisie hierbij uit naar anderen en je verkent actief de mogelijkheden om kennis te vergaren, te delen en samen te ontwikkelen.
Waar sta je nu?
Als jij een goed idee hebt, hoe neem je anderen daar dan in mee? Ga na waar je staat rondom het creëren van draagvlak.
Vragen die kunnen helpen zijn:
- Wanneer word jij zelf enthousiast als een collega of je leidinggevende een idee inbrengt?
- Op welke manier neem jij deel aan discussies, bijvoorbeeld bij ingebrachte agendapunten van anderen tijdens werkoverleggen?
- Hoe breng jij zelf een idee in het team in?
- Op welke manier sluit je aan bij je collega’s, bijvoorbeeld qua taalgebruik en verwachtingen?
- Heb jij al wel eens te maken gehad met weerstand tegen een plan of besluit? En wat heb je gedaan om die weerstand weg te nemen?
Hoe pak je het creëren van draagvlak aan? Een stappenplan
-
1Breng in kaart wie te maken krijgt met jouw verbeteridee of gewenste verandering
Bedenk welke voor- en nadelen er voor elke stakeholder zijn rondom de verandering. Bespreek dit met je leidinggevende.
-
2Bespreek met je leidinggevende welke stappen je gaat zetten om tot een plan te komen
Vraag welke rol hij of zij voor jou kan betekenen.
-
3Ga in gesprek over het onderwerp met diverse collega’s
Dit kan via een geplande afspraak, maar ook kort bij het koffiezetapparaat. Informeer naar hoe je collega’s kijken naar het onderwerp waar je graag een verandering in zou zien.
Op deze manier krijg je een indruk hoe je collega’s ertegenover staan. Het geeft je ook informatie over de mogelijke weerstand die je kan krijgen, wie je medestanders zijn en wie je verder kunt betrekken bij je plan. Dit creëert verbondenheid en je ontdekt van wie je steun kunt verwachten bij het invoeren van de verandering. Luister naar wat de ander vertelt. Stel vooral vragen en oordeel niet. Bedank voor de verkregen input. Hier vind je meer tips en trucs voor gesprekstechnieken.
-
4Maak een plan en beschrijf duidelijk wat je doel is
Wat wil je bereiken met de verandering, voor wie levert het wat op en wat is het resultaat? Beschrijf de doelen zo dat ze acceptabel en realistisch* zijn. Gebruik de input vanuit de gesprekken die je met collega’s en je leidinggevende hebt gevoerd.
* Lees hier meer over het beschrijven van doelen.
-
5Maak een communicatieplan
Beschrijf hierin hoe je iedereen op de hoogte brengt van de vorderingen. Dit kan voor elke stakeholder anders zijn. Vraag naar wat zij zelf prettig vinden.
-
6Zoek een maatje met wie je gedurende het proces kan sparren
Bijvoorbeeld over je aanpak of de inhoud. Dit kan ook je leidinggevende zijn.
-
7Plan bijeenkomsten om collega’s te informeren over je idee
Of gebruik daarvoor bestaande overleggen zoals een werkoverleg of een dagstart en zet het punt op de agenda. Bepaal voor jezelf wat je uit dit moment wilt halen en bereid je goed voor. Check vooraf wie aanwezig zullen zijn, wat deze collega’s al weten en welke vragen je kunt verwachten.
Wil je alleen informeren over het proces? Gebruik dan een werkvorm waarbij collega’s de belangrijkste punten horen. Geef duidelijk aan dat je alleen informeert en op welke momenten collega’s mee kunnen denken of verder geïnformeerd worden. Vertel:
- Wat de aanleiding was om aan de slag te gaan met de voorgestelde verandering of je idee of verbetering van zorg.
- Wat je ermee wilt bereiken. Welk doel heb je met het idee?
- Welke stappen je al hebt gezet. Welke informatie heb je opgezocht? Wie heb je gesproken? Wat zijn je volgende stappen? En hoe zien de planning en het proces eruit?
Wil je juist input verzamelen voor de uitwerking van je plan? Gebruik dan een werkvorm waarbij er een mogelijkheid is om bijvoorbeeld te brainstormen. Geef ook aan wat je met de verkregen input gaat doen. Stel concrete vragen op waar je over van gedachten wilt wisselen of waar je input op wilt vragen. Luister en schrijf op wat er wordt gezegd. Vat samen wat je hebt gehoord. Geef aan hoe je de verkregen input gaat gebruiken in je plan. Geef ook aan wat het tijdspad is en wanneer je collega’s opnieuw informeert. Vraag aan het einde hoe collega’s updates over de voortgang willen krijgen of op welke manier ze betrokken willen zijn. Stem je communicatie hier verder op af.
Luister naar de argumenten die collega’s opvoeren als ze het niet eens zijn met je idee. Oordeel niet, stel vragen ter verduidelijking en kijk of je zorgen kunt wegnemen door je acties in je plan hierop aan te laten sluiten.
Informeer collega’s wanneer de ingebrachte punten niet worden meegenomen in het plan of in de uitwerking en leg uit waarom niet.
Welke communicatiekanalen kun je gebruiken om je collega’s te informeren?
- Gebruik de nieuwsbrief van jouw organisatie of afdeling
- Plaats een poll of enquête op intranet met inspirerende vragen
- Verspreid flyers in teamkamers. Maak hierbij duidelijke afspraken over hoe de inhoud van de flyer besproken wordt in het team, bijvoorbeeld door de dag coördinator.
- Deel informatie via de WhatsApp-groep van je team. Stel gericht vragen in de app of plaats een poll om input te verzamelen.
- Neem telefonisch contact op met collega’s om ze persoonlijk op de hoogte te stellen van bijeenkomsten die je organiseert. Of bel collega’s die jou kunnen helpen om het plan succesvol te laten zijn.
- Maak gebruik van bestaande socialmediapagina’s van je team of organisatie.
- Breng de bestaande overlegmomenten in kaart en maak gebruik van deze momenten. Bijvoorbeeld om geplande bijeenkomsten rondom je plan onder de aandacht te brengen, input te verzamelen of een terugkoppeling te geven van de bijeenkomsten of resultaten van je plan.
- Ga langs tijdens koffiepauzes of maak een rondje op de afdeling. Bevraag collega’s en betrek ze in het onderwerp en je plan.
- Hang een week lang een poster op met een vraag waar je graag input op wil voor het plan. Doe dit bijvoorbeeld in de teamkamer, de kleedkamer of naast het koffieapparaat. Laat collega’s hier ideeën of antwoorden op invullen. Bespreek dit vervolgens samen na tijdens een moment waarop je op de afdeling bent of tijdens een geplande teamsessie.
5 tips voor meer draagvlak:
-
Tip 1: Ga in gesprek met collega’s voordat het plan er is
Bedenk wie er baat bij of last van het plan kan hebben. Zoek deze collega’s op en plan een gesprek. Besteed tijdens het gesprek aandacht aan iemands visie, motivatie, belemmeringen en risico’s en neem ze mee in het plan. Zorg ook dat je een terugkoppeling geeft als je punten niet meeneemt in het plan. Op die manier zorg je ervoor dat personen die belangrijk zijn voor het slagen van het plan, het project ook echt steunen en accepteren.
-
Tip 2: Zorg dat sleutelfiguren in het projectteam deelnemen
Zo blijven hun input en verschillende perspectieven bijdragen tijdens de looptijd van het project.
-
Tip 3: Blijf actief vragen om feedback en input van andere betrokkenen
Organiseer eventueel ook inspraak, bijvoorbeeld met een enquête. Koppel steeds terug en laat zien wat je hier in het project mee doet.
-
Tip 4: Zorg dat je informatie over de voortgang van het project deelt
Bijvoorbeeld schriftelijk, via een nieuwsbrief of kwartaalrapportage. Maar dit kan ook mondeling, tijdens een teamvergadering of een bijeenkomst met een leuke insteek. Zoals een lunchbijeenkomst of scholing waar informatie wordt uitgewisseld. Kijk hierboven bij communicatie voor meer tips!
-
Tip 5: Ga in gesprek met je leidinggevende
Wat is de visie van je leidinggevende op hoe je een verandering het beste kunt aanpakken? Ga hier samen over in gesprek.