Communicatieniveaus

Communicatieniveaus

Gesprekstechnieken en communicatieniveaus

De verschillende lagen waarop je met iemand communiceert, heten communicatieniveaus. De niveaus beïnvloeden hoe goed je elkaar begrijpt, hoe goed je samenwerkt en hoe goed je je voelt.

Als je je bewust bent van de communicatieniveaus, dan kun je beter kiezen welk niveau het beste past bij de situatie en de persoon met wie je praat. Zo kun je de communicatie verbeteren én problemen voorkomen of oplossen.

Op deze pagina vind je uitleg van de verschillende communicatieniveaus, voorbeelden en praktische tips.

Waarom wil je inzicht in de communicatieniveaus?

Om een goed gesprek te kunnen voeren, is het niet alleen handig om gesprekstechnieken te beheersen. Het is ook handig om je bewust te zijn van het niveau waarop je met elkaar spreekt. Dit kan je veel opleveren in een gesprek dat je bijvoorbeeld voert om je zeggenschap te versterken. Of om de kwaliteit van zorg op jouw afdeling bespreekbaar te maken.

Dit bewustzijn helpt je om:

  • Effectiever te communiceren door je boodschap af te stemmen op het juiste niveau.
  • Misverstanden te voorkomen of op te lossen door te achterhalen op welk niveau het probleem zit.
  • Betrokkenheid te vergroten door aandacht voor de inhoud, procedure, interactie en de emoties van je gesprekspartner.
  • Flexibeler te zijn door te schakelen tussen de niveaus, als dat nodig is om het gesprek soepel te laten verlopen.
  • Zeggenschap te krijgen over het gespreksproces en de uitkomst ervan door je eigen positie, rol, verwachtingen en behoeften duidelijk te maken.

Communicatie vindt plaats op 4 niveaus:

  • 1
    De organisatie waar ik werk heeft vorig jaar ook al subsidie ontvangen. Kan ik in 2023 opnieuw subsidie aanvragen?

    Ja, als je al subsidie hebt ontvangen in 2022, kun je in 2023 nogmaals een aanvraag indienen. Houd er wel rekening mee dat de kans op subsidie kleiner is voor organisaties die deze subsidie al eerder hebben ontvangen dan voor organisaties die nog nooit eerder subsidie hebben ontvangen om aan zeggenschap te werken.

    Vanaf 2024 is subsidie alleen beschikbaar voor organisaties die nog nooit subsidie voor zeggenschap hebben ontvangen.

  • 2
    Inhoud

    Het inhoudsniveau gaat over het onderwerp van het gesprek. Bijvoorbeeld de inhoudelijke punten tijdens een teamoverleg.

  • 3
    Procedure

    Het procedureniveau gaat over de manier waarop je het gesprek voert. Zoals de afspraken die je maakt over de volgorde van de onderwerpen die je wilt bespreken en hoe lang je daarover spreekt.

  • 4
    Interactie

    Het interactieniveau gaat over wat er gebeurt tussen mensen en hoe mensen met elkaar omgaan.

  • 5
    Emotioneel

    Het emotionele niveau gaat over de gevoelens die bij jezelf en gesprekspartners opgeroepen worden.

Wat hebben communicatieniveaus en zeggenschap met elkaar te maken?

Door bewust te communiceren op verschillende niveaus, kun je meer invloed uitoefenen op het gesprek en de uitkomst ervan. Je kunt bijvoorbeeld:

  • Je mening, argumenten en voorstellen duidelijk maken op het inhoudsniveau. 
  • Je verwachtingen, grenzen en verantwoordelijkheden aangeven op het procedureniveau.
  • Je behoeften, empathie en houding tonen op het interactieniveau.
  • Je gevoelens, erkenning en verbinding uitdrukken op het emotionele niveau.

Interventies

Door interventies in te zetten, kun je bewust sturen op bepaalde niveaus. Ook kun je zo goed aansluiten bij het niveau van de ander. Spreekt diegene op procesniveau, dan kun je daarbij aansluiten door bepaalde interventies. Wil je wisselen van niveau? Probeer dan een andere interventie en ga na of de ander bij jou aansluit. Geef de ander daar ruimte en tijd voor. Laat je interventie even landen! Sluit de ander niet aan, probeer dan een ander niveau.

  • Op inhoud
    • Stel (verdiepende) vragen om tot de kern van de inhoud te komen. Waar draait het nu precies om?
    • Check of iedereen de inhoud begrijpt. Hebben jullie het over hetzelfde, voelt iedereen zich begrepen en gehoord?
    • Breng verheldering aan door de inzet van LSD (luisteren, samenvatten, doorvragen)
  • Op procedure
    • Breng structuur aan in de gespreksonderwerpen van de agenda
    • Prioriteer de agendapunten
    • Bepaal en stem af hoelang elk agendapunt mag duren
    • Sluit onderwerpen af, voordat je met een ander onderwerp verder gaat. Bijvoorbeeld door conclusies te trekken of afspraken te maken
  • Op interactie
    • Benoem wat je opvalt in de interactie binnen het team. Voorbeeld: “Ik heb de indruk dat …”
    • Maak ruimte voor deelnemers die minder actief bijdragen
    • Zorg dat aanwezigen zich gehoord voelen
    • Bespreek met elkaar hoe je wilt samenwerken
  • Op emotie
    • Bespreek welke emoties je waarneemt bij de ander
    • Check bij de ander of je deze emotie goed hebt ingeschat
    • Maak weerstand bespreekbaar

Waar sta jij nu?

Stel: je bent in gesprek met je collega over een zorgvrager, waarbij allerlei ethische kwesties aan de orde zijn. Je wilt graag delen wat dit allemaal met jou doet op emotioneel vlak. Je collega heeft het enkel over de zorg die geleverd moet worden bij deze zorgvrager. Jij hebt het idee dat jullie langs elkaar heen praten, wat natuurlijk niet helpend is voor jullie gesprek. Je voelt je niet gehoord en gezien door je collega en bent na dit gesprek een beetje gefrustreerd.

Herken jij jezelf in deze situatie?

Of misschien juist helemaal niet? In beide gevallen is het waardevol om onderstaande vragen te beantwoorden.

  • Op welk communicatieniveau voel je je het meest comfortabel en waarom?
  • Kun je herkennen op welk communicatieniveau je gesprekspartner communiceert? En wat merk je dan bij jezelf? Kun je makkelijk schakelen om het gesprek soepel te laten verlopen? Of kost het je moeite om bij de ander aan te sluiten? Hoe komt dat?
  • Hoe ga je meestal om met eventuele misverstanden of conflicten die ontstaan door verschillen in communicatieniveaus?

De relatie tussen gesprekstechnieken, communicatieniveaus en zeggenschap

De relatie tussen communicatieniveaus, gesprekstechnieken en zeggenschap is dat ze allemaal invloed hebben op de effectiviteit en kwaliteit van de communicatie. Door kennis van de communicatieniveaus kun je je gesprekstechnieken beter afstemmen op je gesprekspartner en het doel van het gesprek. Je kunt ook beter schakelen tussen de niveaus als dat nodig is om het gesprek soepel te laten verlopen.

Daarnaast kun je door bewust te communiceren op verschillende niveaus meer zeggenschap krijgen over het gespreksproces en de uitkomst ervan. Je kunt bijvoorbeeld je eigen positie en rol bepalen en aangeven wat je verwacht van de ander. Je kunt ook meer invloed uitoefenen op de inhoud, de procedure, de interactie en de emoties van het gesprek.

De communicatieniveaus, gesprekstechnieken en zeggenschap hangen dus met elkaar samen en beïnvloeden elkaar. We laten dit graag zien aan de hand van enkele voorbeelden.

  • Voorbeeld met je collega

    Stel je voor dat je een vergadering hebt met je collega’s over een nieuw project. Op het inhoudsniveau bespreek je de doelen en taken van het project. Je gebruikt gesprekstechnieken om de informatie te verduidelijken en verdiepen. Zoals vragen stellen, samenvatten en doorvragen. Je hebt zeggenschap over de inhoud door je mening te geven, je argumenten te onderbouwen en voorstellen te doen.

    Op het procedureniveau maak je afspraken over hoe je het project gaat uitvoeren. Je gebruikt gesprekstechnieken om het proces te bewaken en verbeteren. Zoals structureren, afstemmen en evalueren. Je hebt zeggenschap over de procedure door je verwachtingen uit te spreken, je grenzen aan te geven en je verantwoordelijkheden te nemen.

    Op het interactieniveau ga je in op de communicatie tussen jou en je collega’s. Je gebruikt gesprekstechnieken om de relatie te versterken en eventuele problemen op te lossen. Zoals luisteren, feedback geven en reflecteren. Je hebt zeggenschap over de interactie door je behoeften kenbaar te maken, je empathie te tonen en je houding aan te passen.

    Op het emotionele niveau laat je zien hoe je je voelt over het project en de samenwerking. Je gebruikt gesprekstechnieken om je emoties te delen en te begrijpen. Zoals uitdrukken, erkennen en verbinden. Je hebt zeggenschap over je emoties door ze te herkennen, te accepteren en te reguleren.

  • Voorbeeld met een bestuurder van je organisatie

    Stel je voor dat je een gesprek met de bestuurder van je organisatie hebt over je werkomstandigheden. Op het inhoudsniveau vertel je over de knelpunten, de uitdagingen en de kansen die je ervaart in je werk. Je gebruikt gesprekstechnieken om je standpunten duidelijk te maken. Zoals informeren, argumenteren en onderbouwen. Je hebt zeggenschap over de inhoud door je ervaring te delen, je visie te geven en je suggesties te doen.

    Op het procedureniveau maak je afspraken met de bestuurder over hoe je het gesprek gaat voeren. Je gebruikt gesprekstechnieken om het proces te structureren en te verhelderen. Zoals afstemmen, overleggen en samenvatten. Je hebt zeggenschap over de procedure door je doel aan te geven, je agenda voor te stellen en je tijd te bewaken.

    Op het interactieniveau ga je in op de communicatie tussen jou en de bestuurder. Je gebruikt gesprekstechnieken om de relatie te respecteren en verbeteren. Zoals luisteren, vragen stellen en feedback geven. Je hebt zeggenschap over de interactie door je behoeften kenbaar te maken, je empathie te tonen en je houding aan te passen.

    Op het emotionele niveau laat je zien hoe je je voelt over de werkomstandigheden en de samenwerking met de bestuurder. Je gebruikt gesprekstechnieken om je emoties te delen en te begrijpen. Zoals uitdrukken, erkennen en verbinden. Je hebt zeggenschap over je emoties door ze te herkennen, te accepteren en te reguleren.

Tijd om aan de slag te gaan! 7 tips

  • Stel het doel vast van je gesprek, voordat je met iemand in gesprek gaat of iets van je collega wilt weten.
  • Observeer jouw eigen communicatierichting eens en probeer te ontdekken op welk communicatieniveau je meestal een gesprek voert.
  • Observeer de communicatie van anderen. Probeer te herkennen op welk niveau zij communiceren en wat het effect daarvan is.
  • Experimenteer met het schakelen tussen de niveaus en ervaar wat het doet met je gesprekspartner en het gespreksdoel.
  • Vraag feedback aan je gesprekspartner over je communicatie op de verschillende niveaus. Bijvoorbeeld door te vragen: “Kun je mij een tip geven over wat ik anders kan doen?”
  • Als je meer wil weten over communicatieniveaus, dan kun je hierover lezen. Er zijn veel boeken over dit onderwerp geschreven. Misschien worden er binnen jouw organisaties zelfs trainingen over gegeven. Wanneer je beter wilt worden in het toepassen van de verschillende communicatieniveaus, dan helpt het om voor jezelf duidelijk te hebben wat je hier precies over wilt leren. Bespreek dit eens met je leidinggevende.
  • Probeer bovengenoemde interventies eens toe te passen in een gesprek.